Le texte de l'aide contextuelle doit être présenté de façon simple car il doit être sauvegardé dans un format RTF (Rich Text Format) qui permet beaucoup moins de caractéristiques que n'en permet un fichier Word. Entre autres, on ne peut pas utiliser de puces ni d'espacements particulier avec ou après un paragraphe.

Il est essentiel d'utiliser une fonte qui est disponible où que l'on soit... comme Arial. Quand vous mentionnez un bouton ou une option du menu, donnez son nom en gras.

Utilisez Outils/Options, allez sous l'onglet Affichage, dans la section « Caractère non imprimable », cochez Tous. Ensuite, activez le bouton qui fait afficher les marques de paragraphes ( ¶ ).

Pour créer des liens hypertextes, la méthode est la suivante:

• Le texte qui apparaîtra en vert (hyperlien) aura simplement la caractéristique « double souligné ». Pour donner cette caractéristique, sélectionner le ou les mots à souligner et vous passez par le menu Format/Caractères/Soulignement/Double, ou vous tapez CTRL-ALT-U.
• Immédiatement après le texte en double souligné (donc, sans même un espace intercalé), on doit mettre la référence qui sera activée par l'hyperlien. Cette référence aura la caractéristique « texte masqué ». Vous pouvez le faire par le menu en sélectionnant le mot et avec Format/Caractères/Masqué ou, plus simplement, par CTRL-MAJ-U.

Chaque page d'aide doit se terminer par un saut de page. On insère un saut de page soit par le menu Insertion/Saut/Saut de page ou simplement par CTRL-ENTER.

Une fois le texte tapé, il faut établir la correspondance entre une page donnée et son nom de référence. Pour ce faire, allez au début de la première ligne d'une page donnée, faites Insertion/Note/Note de bas de page. Cliquez sur le bouton Personnalisée et tapez le caractère « # » dans la zone de saisie. Le curseur passe alors dans le bas de l'écran qui sera divisé et affichera les notes de bas de page en même temps que le texte principal.

Dans la note de bas de page, tapez la référence de cette page. Ce sont des noms majuscules sans accent.

Ensuite, remontez dans le haut de l'écran et insérez une autre note de bas de page après le « # ». Cette fois, tapez « $ ». Dans cette note de bas de page, tapez le titre de votre page en texte normal. Ce texte apparaîtra quand on demande d'afficher les rubriques.

Enfin, remontez dans le texte principal, et à la suite du « $ », insérez une troisième note qui sera désignée par la lettre « K » (en majuscule). Dans la note en bas, tapez le titre de bas de page, tapez les mots clés qui pourront servir de référence à votre page. Ces mots seront séparés par un point-virgule. Ils apparaîtront dans la liste offerte quand on utilise l'option « Rechercher » de l'aide et ils pointeront vers les rubriques.

Note: Si vous insérez une note par erreur, vous ne pouvez pas la détruire simplement par la touche « backspace ». Il faut d'abord sélectionner le symbole de note (#, $ ou K) puis taper « backspace ».

Pour faire en sorte que l'en-tête de la page d'aide contextuelle reste affichée, il faut que les paragraphes de cet en-tête soient « solidaires ». Si vous avez à leur donner cette caractéristique, sélectionnez les paragraphes voulus et faites Format/Paragraphes/onglet Enchaînement/Paragraphes solidaires. Vous verrez un petit carré noir apparaître à gauche des paragraphes.

On éprouve un petit problème avec les apostrophes: Word donne par d des apostrophes « typographiques », mais celle-ci ne sont pas compatibles avec les fichiers RTF. Il faut donc faire ce qui suit:

Utilisez Insertion/Caractère spéciaux. Assurez-vous que la posicle est « Texte normal » et insérez l'apostrophe (première rangée, juste après la perluète (&). Fermez la fenêtre d'insertion.

Sélectionnez cette apostrophe et coupez-la.

On ne peut malheureusement pas utiliser la fonction Remplacer qui remet des apostrophes typographiques.

Voici une façon qui fonctionne relativement vite: placez le curseur au tout début du texte. Ouvrez la fenêtre Édition/Rechercher. Après « Rechercher », tapez une apostrophe à partir du clavier et cliquez sur « Suivant ».. Quand une apostrophe est trouvée, fermez la fenêtre de recherche et faites « Coller ». Répétez l'opération jusqu'à la fin du texte.

Une autre façon de travailler est de définir une séquence de frappes équivalente à l'apostrophe: on passe par Insertion/Caractères spéciaux/Touches de raccourci; on sélectionne l'apostrophe et on lui attribue par exemple ALT-M. Ensuite, chaque fois qu'on veut l'apostrophe, on tape ALT-M.